Сегодня мы всё время что-то пишем. Казалось бы, что в этом может быть сложного. Однако, если вы адресуете письмо человеку, которого вы не знаете, стоит убедиться, что ваше сообщение предельно ясно и хорошо структурировано. Как же написать хорошее деловое письмо?
«У тебя могут быть самые лучшие в мире идеи, но если ты не способен общаться, о них никто не узнает».
Деловая переписка - это тоже общение, от которого зависит успех вашего дела. Вот 5 советов для того, чтобы начать писать просто, ясно и точно:
1/ Определите суть письма. Подумайте, что именно Вы хотите сказать? Что должен запомнить адресат, после того как он прочтет ваше письмо?
2/ Начните с ключевой цели. Кто? Что? Преимущества? Уже в первом абзаце просто и коротко укажите ключевую цель вашего письма. В деловой переписке лучше сразу переходить к делу, ваш адресат будет вам благодарен за сэкономленное время.
3/ Экономьте на словах. Деловая переписка отличается своей краткостью, простотой, конкретикой. Не стоит использовать 3 слова там, где хватило бы одного.
4/ Избегайте жаргона и сленга. Излишнее употребление сокращений, профессионального жаргона не делают письмо более деловым, наоборот, они свидетельствуют о лени и некой претензиозности пишущего. Это ведь не то впечатление, которое вы хотите произвести?
5/ Перечитайте, что написали. Посмотрите на письмо глазами адресата: не слишком ли длинное оно? Всё ли понятно? Нет ли ошибок, опечаток?
Наконец, тренеруйтесь. Деловая переписка - это не писательский дар, а дело практики.
Что вы об этом думаете? Поделитесь с нами!